Cara Mengirim Faktur Klien Melalui WordPress
Salah satu bagian terburuk dari klien invoice adalah harus mengingat semua layanan yang Anda tawarkan saat beralih ke software yang sama sekali berbeda untuk mengirimkan invoice ke klien Anda. Anda harus ingat setiap dua minggu atau bulan untuk mengirimkannya dan itu akan sangat merepotkan.
Karena banyak dari kita yang bekerja di WordPress sepanjang hari, mengapa kita tidak mengirimkan invoice saja saat berada di dashboard WordPress? Baiklah, saya punya kabar baik untuk Anda. Kamu bisa! Mari kita lihat cara mengirimkan faktur klien melalui WordPress.
Gunakan Plugin WordPress untuk Mengirim Faktur Klien Melalui WordPress
Sebenarnya ada beberapa opsi yang bisa dipilih saat mengirimkan faktur melalui WordPress melalui plugin. Saya akan memandu Anda melalui tutorial singkat menggunakan plugin WP-Invoice, namun jangan ragu untuk memilih opsi lain, karena ada begitu banyak pilihan, dan saya memahami bahwa setiap orang dan perusahaan memiliki kebutuhan integrasinya sendiri dan preferensi saat mengirimkan faktur.
WP-Faktur
Unduh plugin WP-Invoice dan aktifkan file zip di dashboard WordPress Anda. Anda juga dapat melakukan ini dengan membuka halaman Plugins di dashboard dan mencari WP-Invoice.
Setelah plugin diaktifkan, Anda dapat menemukan tab Faktur di sisi kiri dasbor Anda. Klik dan buka Setelan untuk memulai.
Pengaturan Dasar
Ini menampilkan halaman Pengaturan dasar, di mana pada dasarnya Anda dapat mengisi semua pengaturan default yang hanya perlu Anda ubah satu kali. Misalnya, Anda dapat mengetikkan nama bisnis Anda untuk ditampilkan di faktur Anda. Anda juga dapat memilih halaman tertentu di situs Anda yang menampilkan faktur. Saya akan merekomendasikan membuat halaman faktur tertentu sehingga pengunjung biasa tidak tersandung pada hal ini.
Pilih di mana Anda ingin menempatkan faktur pada halaman dan tentukan bagaimana Anda ingin menerima pembayaran. Saya telah menetapkan bahwa saya ingin menagih klien dengan PayPal, tetapi Anda juga dapat memilih opsi kartu kredit atau hal-hal seperti 2Checkout atau Stripe. Bahkan ada opsi bagi Anda untuk mengizinkan klien mengubah metode pembayaran jika diperlukan.
Jika Anda berencana menerima kartu kredit maka Anda perlu memasukkan informasi pemrosesan pembayaran gateway Anda. Ini biasanya memerlukan biaya pemrosesan terpisah, dan Anda dapat menemukan penawaran terbaik untuk ini di tempat-tempat seperti Authorize.net.
Penyiapan PayPal jauh lebih sederhana, dengan area untuk mengetikkan nama pengguna PayPal Anda, opsi mode uji, dan URL IPN PayPal yang dibuat secara otomatis dari nama domain Anda sendiri. Klik tombol Simpan Semua Pengaturan ketika Anda melengkapi bidang ini.
Tambahkan Faktur
Setelah Anda menyelesaikan pengaturan dasar, Anda akan dibawa langsung ke halaman Tambah Baru yang memungkinkan Anda memulai dengan faktur baru. Anda selalu dapat kembali ke halaman ini dengan mengklik tab Tambah Baru di dasbor Anda.
Mulailah dengan mengetikkan alamat email tujuan pengiriman faktur baru. Klik tombol Buat Baru setelah selesai mengetik email.
Editor faktur baru agak mirip dengan editor WordPress yang Anda lihat untuk membuat postingan dan halaman. Buat judul untuk faktur klien dan Anda juga dapat memasukkan deskripsi jika Anda perlu mengirim pesan ke klien.
Gulir ke bawah deskripsi untuk menemukan area untuk mengetikkan apa yang Anda rencanakan untuk ditagihkan kepada klien Anda. Ketik layanan atau produk yang Anda kenakan tarifnya dan ubah harga serta kuantitasnya. Jangan ragu untuk memasukkan diskon atau menambahkan baris tambahan jika Anda memiliki lebih banyak item untuk disertakan.
Tepat di bawahnya, Anda dapat mengubah pengaturan pembayaran untuk menentukan jenis mata uang yang Anda terima dan metode pembayaran apa yang diizinkan. Saya sangat suka bagaimana mereka juga memberikan opsi bagi Anda untuk menerima pembayaran manual.
Opsi Penagihan
Jika Anda membuka sidebar kanan, Anda akan menemukan beberapa fitur menarik untuk Izinkan Pembayaran Sebagian atau Penagihan Berulang. Jika Anda mengklik opsi pembayaran sebagian, Anda cukup mengetikkan pembayaran minimum yang ingin Anda terima. Jika Anda memilih opsi penagihan berulang, ada berbagai bidang yang harus diisi seperti interval, siklus penagihan, dan sistem pemrosesan pembayaran yang sedang Anda gunakan.
Jika Anda gulir ke bawah sedikit lagi di kolom sebelah kanan Anda dapat mengisi detail Informasi Pengguna. Ini adalah informasi pribadi klien yang ingin Anda kirimi faktur. Jadi, pastikan semuanya sudah benar, dan pilih alamat email yang tepat agar tidak sampai ke orang yang salah. Pilihannya mencakup Nama Depan, Nama Belakang, Perusahaan, Nomor Telepon, dan banyak lagi.
Klik tombol Simpan untuk menyelesaikan proses. Namun, hanya karena Anda menekan Simpan bukan berarti faktur telah terkirim. Anda memiliki beberapa opsi untuk mengirimkan faktur. Pilih antara Lihat Online, Masukkan Pembayaran, atau Kirim Pemberitahuan.
Jika Anda melihat faktur di situs web Anda, Anda cukup mengambil tautan ini dan mengirimkannya melalui email ke klien jika ini adalah cara kerja proses faktur Anda. Mereka kemudian dapat meninjau faktur secara online dan mengklik tombol Proses Pembayaran yang mengarahkan mereka ke PayPal atau ke halaman pemrosesan kartu kredit.
Jika Anda mengklik opsi Kirim Pemberitahuan, ini memungkinkan Anda mengirimkan email cepat melalui WordPress, memberi tahu klien Anda bahwa faktur telah tersedia. Saya paling menyukai opsi ini karena Anda tidak perlu membuka klien email untuk mengirimkan pemberitahuan. Cukup ketik alamat email yang ingin Anda kirimi dan ubah pesan sesuai keinginan Anda. Klik tombol Kirim Pemberitahuan dan mereka menerima tautan cepat ke faktur Anda.
Setelah seseorang melakukan pembayaran, pembayaran tersebut secara otomatis ditandai sebagai Dibayar melalui sistem faktur WordPress. Anda tidak perlu melakukan apa pun setelah ini. Namun, jika seseorang membayar Anda dengan cek atau mereka memilih metode pembayaran lain, Anda juga dapat mengklik tombol Masukkan Pembayaran untuk mencatat pembayaran secara manual.
Pilih bahwa Anda menerima pembayaran. Drop down ini juga memberi Anda opsi untuk pengembalian dana dan penyesuaian. Ketik berapa klien membayar Anda, beserta tanggal dan catatan jika diperlukan. Klik tombol Proses/Tagih Pembayaran untuk menyelesaikan proses.
Laporan
Setelah Anda mulai mengumpulkan beberapa invoice, silakan klik tab Laporan di dashboard WordPress. Area ini hanya mengelompokkan berapa banyak uang yang telah Anda tagih, klien Anda yang paling berharga, dan bahkan item baris terlaris jika Anda menjual produk.
Irisan Faktur
Sliced Invoices adalah plugin yang fleksibel, didukung dengan baik, dan mudah digunakan yang memungkinkan Anda memanfaatkan situs WordPress Anda untuk mengirim penawaran dan faktur yang terlihat profesional, dan mendapatkan pembayaran secara online.
Irisan Faktur hadir dengan banyak fitur langsung, termasuk templat faktur yang dapat disesuaikan lengkap dengan detail dan logo bisnis Anda, pengiriman email faktur sekali klik, templat email yang dapat disesuaikan, pengaturan pajak fleksibel, item baris yang telah ditentukan sebelumnya, pelaporan faktur, impor CSV & ekspor. Jika Anda membutuhkan lebih banyak, tersedia beberapa ekstensi gratis dan berbayar.
Plugin Sliced Invoices gratis menyediakan semua fitur yang Anda perlukan untuk mengirim penawaran dan faktur serta mengumpulkan pembayaran melalui PayPal, atau metode pembayaran offline (bank, cek, wesel, atau apa pun). Tetapkan tanggal jatuh tempo Anda dan Sliced Invoices akan secara otomatis mengirimkan pengingat pembayaran sesuai jadwal yang Anda atur, hingga Anda dibayar!
Ekstensi menghadirkan fitur tambahan seperti faktur PDF, Area Klien yang aman, Faktur Berulang, Faktur Aman, gateway pembayaran tambahan seperti Braintree dan Stripe, dan banyak lagi. Ada juga integrasi yang tersedia untuk plugin WordPress populer seperti WooCommerce, Contact Form 7, dan Gravity Forms.
Irisan Faktur didukung oleh dukungan besar untuk membantu Anda sepanjang prosesnya. Lakukan Pembuatan Faktur dengan “Cara WordPress” dan jadikan penagihan dan akuntansi Anda menjadi mudah!
Membungkus
Plugin faktur WordPress apa lagi yang tersedia? Ada beberapa – cukup lakukan penelusuran cepat dan Anda akan menemukan Sprout Invoices, WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, dan masih banyak lagi.
Cukup mudah untuk menyiapkan salah satu sistem ini untuk mulai melacak klien atau produk dan mulai mengirimkan faktur ke pelanggan Anda. Saya pribadi paling menikmati plugin WP-Invoice, tetapi banyak dari plugin dan alat ini bagus untuk menyimpan semua modul keuangan Anda di satu tempat. Pikirkan bagaimana Anda tidak perlu membuka tab baru di browser setiap kali ingin mengirim faktur.
Beri tahu kami di komentar di bawah jika Anda memiliki pertanyaan tentang cara mengirimkan faktur klien melalui WordPress.